Das Hellma Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln und der Verhaltensgrundsätze hat bei Hellma oberste Priorität.

Grundlegende Prinzipien und Maßnahmen integren Handelns sind in unserem "Code of Conduct" festgelegt. Sie sind ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie und erfüllen eine wichtige Orientierungs- und Schutzfunktion für Hellma, unsere Mitarbeitenden sowie unsere Geschäftspartner. Als verlässlicher Partner handeln wir im Einklang mit geltenden Gesetzen, Regularien und Compliance-Vorgaben. Dazu gehört auch die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

"Ein wirksames Compliance-Management bedeutet für uns die Einhaltung aller gesetzlichen und selbst definierten Verpflichtungen. Es ist richtungsweisend für unsere täglichen Entscheidungen. Vertrauen, Ehrlichkeit, Fairness und Transparenz bilden dabei die wichtigsten Grundsätze unseres Verhaltenskodex und sind die Grundpfeiler unseres nachhaltigen Erfolgs."

Lutz Mayer
CEO / Managing Partner
Hellma GmbH & Co.KG

Das Hellma Hinweisgebersystem nimmt Hinweise auf mögliche Regel- und Rechtsverstöße entgegen. Denn nur wenn Gesetze, Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unserem Unternehmen und unseren Stakeholdern sowie der Umwelt abwenden. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, ist es wichtig, dass Hellma zu Compliance-relevantem Fehlverhalten umgehend in Kenntnis gesetzt wird. Hierfür betreiben wir gemeinsam mit dem Wirtschaftsverband Industrieller Unternehmen Baden e. V. (wvib) eine interne Meldestelle gemäß § 14 Abs. 2 HinSchG. Über die dort eingerichteten Meldekanäle können Hinweise unabhängig und vertraulich gemeldet werden. Das Hinweisgebersystem steht sowohl unseren Mitarbeitenden als auch unseren Geschäftspartnern offen.

Was sind Hinweise?

Hinweise sind Mitteilungen über tatsächliche, potenzielle oder versuchte Verstöße gegen Gesetze oder geltende interne Regelungen. Solche Verstöße können zu Reputationsschäden, Bußgeldern oder strafrechtlichen Konsequenzen führen. Durch die Möglichkeit, Hinweise frühzeitig zu melden, können mögliche Missstände erkannt, aufgeklärt und geeignete Maßnahmen eingeleitet werden.

Hierzu zählen insbesondere:

→ Tatsächliche Verstöße – bereits begangene oder eingetretene Rechts- oder Regelverstöße

→ Potenzielle Verstöße – Sachverhalte, bei denen konkrete Anhaltspunkte für einen wahrscheinlichen Verstoß vorliegen

→ Versuchte oder verschleierte Verstöße – Handlungen, mit denen Verstöße vorbereitet, versucht oder bewusst verdeckt werden sollen

Welche Informationen sollten gemeldet werden?

Hinweise zu Verstößen gegen Gesetze, geltende Regelungen und interne Richtlinien eines Unternehmens sollen dann gemeldet werden, wenn sie mit einem hohen Risikopotenzial für das Unternehmen, Unternehmensangehörige, für Lieferanten sowie für Kunden und der Umwelt einhergehen.

Wie erfolgt die Meldung richtig?

Sofern ein vermuteter Verstoß gemeldet werden soll, muss sichergestellt werden, dass der Inhalt der Meldung auch von einer fachfremden Person (bspw. Ombudsfrau/-mann) nachvollzogen werden kann.

Inhaltlich sollte sich Ihre Meldung daher an folgenden Fragestellungen orientieren:

Wo?
Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Was?
Was ist passiert?
Was ist der genaue Sachverhalt?
Was ist der Schwerpunkt der Meldung?

Wer?
Wer ist am Vorfall beteiligt (bspw. Personen, Abteilungen und/oder Geschäftspartner) und wer wurde bereits darüber informiert?

Wann?
Zu welchem Zeitpunkt und wie häufig trat das Fehlverhalten bereits auf?

Wie bearbeiten wir Ihre Meldung?

Nach Ihrer Hinweisabgabe erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung. Ihre Meldung an das Hellma Hinweisgebersystem wird nun gründlich geprüft. Sofern wir weitere Informationen benötigen, nehmen wir Kontakt zu Ihnen auf. Daher bitten wir Sie, auch bei einer anonymen Hinweisabgabe eine Kontaktmöglichkeit zu hinterlassen. Nur wenn die erste Sachverhaltsermittlung einen Verdacht auf einen Verstoß ergibt, wird eine Prüfung auf einen Rechtsverstoß eingeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung ausgewertet und geeignete Maßnahmen eingeleitet.

Wie wird Ihre Anonymität gewahrt?

Sie können eine Meldung auch ohne die Angabe personenbezogener Daten durchführen. Dies können Sie bei Verwendung unseres internen Meldekanals über die Unterdrückung Ihrer Rufnummer erreichen oder über die Nutzung einer nicht zuordenbaren E-Mail-Adresse zu Ihrer Person.

Sofern Sie gegenüber unserer internen Meldestelle Ihren Namen im Rahmen der Meldung offenlegen, haben Sie jedoch auch die Möglichkeit Ihr Gegenüber auf die Anonymität hinzuweisen. Ihr Name wird gegenüber unserer Organisation nicht offengelegt. Im Gegenzug kann jedoch unsere internen Meldestelle Ihre Daten zur weiteren direkten Kontaktaufnahme, bspw. bei Rückfragen oder Statusmeldungen verwenden.

Wie wird mit Falschmeldungen umgegangen?

Sofern Sie bewusst Falschmeldungen abgeben, um Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu schädigen oder zu verunglimpfen, können Sie sich gegenüber einer evtl. geschädigten Person oder einem Unternehmen schadensersatzpflichtig machen (vgl. § 38 HinSchG). Darüber hinaus kann dies arbeitsrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben. Melden Sie daher potenzielle Regelverstöße, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind.

Folgende Meldewege stehen Ihnen zur Verfügung

Die nachfolgend veröffentlichten Kontaktdaten gelten als „interner Meldekanal“ und werden von einer unabhängigen Stelle verarbeitet. So kann die Vertraulichkeit Ihres Anliegens gewahrt werden.

E-Mail
Sie erreichen das Hinweisgebersystem von Hellma über folgende E-Mail Adresse: hinweis@wvib.de

Telefonisch
Gerne nehmen wir Ihre Meldung auch telefonisch entgegen unter: +49 761 45 67 444

Per Post
Wirtschaftsverband Industrieller Unternehmen Baden e. V.
Stichwort: HINWEIS
Merzhauser Straße 118
79100 Freiburg im Breisgau

Für weitere Informationen finden Sie den Internetauftritt des wvib hier.

Externe Meldekanäle
Neben den Anlaufstellenstellen und Meldekanälen von Hellma stehen Beschäftigen sowie externen Hinweisgebenden auch externe staatliche Meldestellen zur Verfügung. Diese finden Sie unter anderem beim Bundesamt für Justiz, bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht („Bafin“) oder beim Bundeskartellamt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Nähere Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten erhalten Sie hier.

Code of Conduct | Hellma GmbH & Co. KG (DE)

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